Comptabilité & TVA
Quittance de loyer commercial Excel - Modèle Gratuit
Modèle Excel de quittance de loyer commercial avec calcul HT, TVA, TTC, règlements, impayés et synthèse par locataire et par mois.
2026-10-05
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Ce modèle Excel de quittance de loyer commercial avec TVA enregistre chaque quittance, calcule automatiquement le total HT, la taxe et le total TTC, puis suit les règlements et les impayés. Il contient les onglets Quittances, Paramètres, Synthèse et Instructions.
Les cellules jaunes sont destinées à la saisie. Les colonnes calculées déterminent les montants, le statut de paiement et le contrôle du total, tandis que la Synthèse regroupe les encaissements par locataire et par mois.
Les principaux avantages de ce modèle Excel
- Calcul automatique du total HT, du montant de TVA et du total TTC à partir du loyer, des charges et des prestations.
- Suivi de 100 lignes préparées dans l’onglet Quittances, de la ligne 5 à la ligne 104.
- Statut actualisé automatiquement : Réglée, À régler ou Impayée selon la date de règlement et la date limite.
- Sélection d’un locataire et d’une quittance dans Paramètres pour retrouver rapidement le détail à vérifier ou imprimer.
- Suivi distinct des loyers, charges récupérables et autres prestations HT.
- Synthèse des montants encaissés, du reste à régler, du taux d’encaissement et du montant moyen TTC.
- Listes déroulantes pour les taux de TVA et les modes de règlement, afin de limiter les erreurs de saisie.
Mode d'emploi étape par étape
- Étape 1 — Ouvrez l’onglet Paramètres et renseignez l’identité du bailleur, l’adresse, le SIRET ou SIREN, le numéro de TVA intracommunautaire, l’IBAN, le BIC et le délai de paiement.
- Étape 2 — Complétez la liste des locataires dans les cellules jaunes de la table située à partir de la ligne 22. Indiquez notamment leur SIRET, l’adresse du local et la ville.
- Étape 3 — Dans Quittances, saisissez le numéro, les dates de période, la date limite, le locataire, le bail et les montants HT.
- Étape 4 — Choisissez le taux de TVA dans la liste prévue : 20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % ou Exonérée. Le montant de TVA et le TTC se calculent seuls.
- Étape 5 — Lorsque le paiement arrive, renseignez la date de règlement et sélectionnez Virement, Prélèvement ou Chèque.
- Étape 6 — Dans Paramètres, choisissez un locataire et un numéro de quittance pour afficher son détail. Vérifiez les mentions avant impression.
- Étape 7 — Consultez Synthèse pour contrôler les totaux, les impayés, la répartition par locataire et les montants mensuels.
Fonctionnalités incluses
Onglet Quittances avec les colonnes N° quittance, dates, locataire, SIRET, local, bail, loyer HT, charges, prestations, TVA, règlement et observations.
Formules SUM pour les totaux HT et TTC, IF pour le statut et IFERROR pour le contrôle du montant.
Onglet Paramètres avec les coordonnées du bailleur, la liste des locataires et une zone de détail récupérée par VLOOKUP.
Onglet Synthèse utilisant COUNTIF, SUMIF, SUMIFS et AVERAGE pour analyser l’activité.
Trois graphiques dans Synthèse : total TTC par locataire, nombre de quittances par statut et total TTC par mois.
Mise en forme conditionnelle dans Quittances pour repérer les situations nécessitant une vérification.
Filtres automatiques et volets figés pour conserver les en-têtes visibles pendant la saisie.
Qui utilise une quittance de loyer commercial avec TVA en France
Une quittance de loyer commercial sert au bailleur à constater le règlement d’un loyer et au locataire à conserver un justificatif de paiement. Elle concerne notamment une société civile immobilière, une société patrimoniale, une SARL ou une SASU qui loue un local professionnel avec option ou assujettissement à la TVA.
Le bailleur qui gère plusieurs locaux
Un bailleur ayant quatre boutiques peut saisir chaque mois le loyer, les charges récupérables et les prestations annexes. Pour un loyer de 3 200 € HT et 350 € de charges HT, la base atteint 3 550 € ; à 20 %, la TVA est de 710 € et le total TTC de 4 260 €.
L’onglet Quittances (image 1) rassemble les périodes, les dates limites, le locataire, le SIRET, l’adresse du local et la référence du bail. Les colonnes K à M reçoivent les montants saisis ; N, P, Q, S et V sont calculées.
Le gestionnaire administratif d’une PME
Une assistante qui suit douze locataires peut enregistrer les quittances après l’émission mensuelle, puis compléter les règlements au fil des virements. L’image 2 montre Paramètres : identité du bailleur, liste des locataires, sélection d’un locataire et détail d’une quittance.
La sélection évite de rechercher manuellement une ligne parmi 100 entrées. L’image 3 présente les indicateurs de Synthèse : nombre de quittances, loyers HT, charges, TVA, TTC, encaissé, reste à régler et impayés.
Un trésorier associatif qui loue un local commercial peut aussi utiliser le fichier, à condition de renseigner le régime de TVA effectivement applicable. L’image 4 montre les Instructions et rappelle les contrôles à effectuer avant impression.
Les règles de TVA et de paiement à vérifier en 2026
Le taux normal de TVA en France est de 20 %. Les taux réduits de 10 %, 5,5 % et 2,1 % existent pour des opérations précisément définies ; ils ne s’appliquent pas automatiquement à un loyer commercial. Le fichier propose ces taux ainsi que la valeur Exonérée, mais le choix doit correspondre au bail et au régime fiscal.
Une quittance ne remplace pas le contrôle fiscal
Le bailleur doit vérifier son option pour la TVA sur les loyers de locaux professionnels. En franchise en base, aucune TVA n’est facturée ; au réel simplifié, la déclaration CA12 est annuelle ; au réel normal, la CA3 est généralement mensuelle. Une quittance à 3 200 € HT avec 20 % affiche 640 € de TVA et 3 840 € TTC.
Les coordonnées du bailleur, son adresse, son SIRET ou SIREN, le numéro séquentiel de quittance, les périodes, la date d’émission, l’identification du locataire et le détail HT/TVA/TTC doivent être cohérents. Si le bailleur possède un numéro de TVA intracommunautaire, il est configuré dans Paramètres.
Le délai de règlement
Le fichier prévoit par défaut 15 jours, valeur modifiable dans Paramètres. Le délai doit correspondre au bail commercial et aux conditions convenues ; en B2B, le délai contractuel est en principe de 30 jours, avec un maximum de 60 jours à compter de la facture dans le cadre légal applicable.
Conservez les quittances et justificatifs comptables pendant 10 ans ; la prescription fiscale impose généralement une conservation de 6 ans. La quittance doit rester cohérente avec les déclarations de TVA, le grand livre et le compte de résultat.
Quand le suivi des quittances mène à des écarts de trésorerie
Le problème le plus coûteux n’est pas toujours une mauvaise formule : c’est souvent un règlement non reporté. Une quittance TTC de 4 260 € reste classée À régler tant que la date de règlement est vide ; après la date limite, la formule de la colonne S la classe Impayée.
Une TVA calculée sur une mauvaise base
Un bailleur peut saisir 3 200 € dans Loyer HT et oublier 350 € de charges récupérables pourtant soumises au même taux. La TVA calculée sur 3 200 € serait de 640 €, contre 710 € sur 3 550 € : l’écart atteint 70 € par quittance, soit 840 € sur douze mois.
L’erreur inverse existe aussi : une prestation exonérée est ajoutée à une base taxable. La colonne V fournit un contrôle calculé à partir du TTC, du HT et de la TVA, mais elle ne vérifie pas la qualification juridique de chaque ligne.
Des données locataires qui ne correspondent plus au bail
Un SIRET recopié depuis un ancien dossier, une adresse de local modifiée ou une référence de bail erronée complique la justification du loyer. Pour six locataires et douze mois, une seule correction oubliée peut produire 12 quittances à reprendre.
Le tableau accepte jusqu’à 100 lignes opérationnelles, de Quittances 5 à 104. Au-delà, il faut étendre les formules et les plages de Synthèse ; ne copiez pas seulement la mise en forme, car les indicateurs utilisent des plages précises.
Enfin, une date de règlement saisie dans une mauvaise colonne laisse la quittance impayée. Le classement par statut de Synthèse peut alors sous-évaluer l’encaissement de plusieurs milliers d’euros.
Comment intégrer le registre à la clôture mensuelle
Le meilleur usage consiste à rattacher le fichier à une routine existante : émission des loyers le premier jour ouvré, contrôle des règlements chaque vendredi et rapprochement bancaire en fin de mois. Pour un portefeuille de 20 quittances, quinze minutes hebdomadaires suffisent souvent à repérer une date ou un montant manquant.
Une routine simple en trois passages
- À l’émission, complétez les périodes, montants HT, taux de TVA et dates limites ; contrôlez le total TTC avant d’envoyer le document.
- Chaque semaine, renseignez les dates de règlement et les modes de paiement. Filtrez la colonne Statut sur Impayée pour traiter les relances.
- À la clôture, comparez le montant encaissé de Synthèse avec le relevé bancaire et le compte de banque en comptabilité.
Garder une saisie propre
Utilisez les listes déroulantes plutôt que de taper manuellement 20%, Virement ou Réglée. Les validations des colonnes O et T réduisent les variantes qui faussent les regroupements de Synthèse.
Ne remplacez pas les formules des colonnes N, P, Q, S et V par des montants saisis. Si une ligne est corrigée, modifiez les cellules jaunes puis vérifiez l’image 3, notamment le taux d’encaissement et le reste à régler.
Le tableur reste adapté à 100 quittances préparées. Passez à un logiciel de gestion locative ou de facturation lorsque plusieurs utilisateurs doivent travailler simultanément, que les relances doivent partir automatiquement ou que le portefeuille dépasse régulièrement cette capacité.
Questions fréquentes sur ce modèle
Oui. Dans Quittances, choisissez 20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % ou Exonérée dans la colonne Taux de TVA. Le montant est calculé sur le total HT du loyer, des charges et des prestations ; vérifiez toutefois que le taux correspond au bail et au régime fiscal.
Renseignez les cellules de saisie : numéro, dates, locataire, SIRET, local, ville, bail, loyer HT, charges, prestations, taux de TVA, date de règlement, mode de règlement et observations. Les colonnes Total HT, Montant TVA, Total TTC, Statut et Contrôle montant sont calculées.
La quittance devient Réglée dès qu’une date est saisie dans Date de règlement. Sinon, elle reste À régler ou devient Impayée lorsque la date limite est dépassée ; la formule utilise la date du jour avec TODAY.
L’onglet Quittances contient 100 lignes préparées, de la ligne 5 à la ligne 104. Les formules et la Synthèse couvrent cette plage. Pour aller au-delà, il faut étendre les formules et les plages utilisées par les indicateurs.
Dans Paramètres, sélectionnez le locataire en I3 puis le numéro de quittance en I10. La zone de détail récupère les informations avec VLOOKUP ; vérifiez les mentions, les montants et les coordonnées avant impression ou export.
Elle facilite le suivi et présente le détail HT, TVA et TTC, mais elle ne détermine pas à elle seule le régime applicable. Rapprochez chaque quittance du bail, des conditions d’option à la TVA, des encaissements et de la déclaration CA3 ou CA12.
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