Fiche technique pâtisserie Excel - Modèle Gratuit

1. Étape 1 — Ouvrez l’onglet Tarifs ingrédients et renseignez chaque code, désignation, catégorie, unité d’achat et prix HT par kg ou litre. Ajoutez aussi le fournisseur, la date du tarif et les allergènes.
2. Étape 2 — Dans Fiches recettes, attribuez une référence, une désignation, une famille, une date de mise à jour, un nombre de portions et un poids fini par portion.
3. Étape 3 — Sélectionnez les codes des ingrédients dans les listes déroulantes prévues, puis saisissez les quantités en grammes ou millilitres pour chacun des six emplacements.
4. Étape 4 — Vérifiez les prix unitaires récupérés automatiquement et le coût de chaque ingrédient. Les colonnes de coût ne doivent pas être remplacées par une saisie manuelle.
5. Étape 5 — Indiquez le taux de perte, le prix de vente unitaire HT, le taux de TVA, les allergènes et les instructions de fabrication.
6. Étape 6 — Consultez Synthèse & consignes pour contrôler le coût matière moyen, le taux de marge et la liste des recettes marquées À revoir. Les images 1 à 4 montrent respectivement les quatre onglets du fichier.

Du laboratoire à la boutique

Une fiche technique sert au pâtissier qui doit reproduire une recette, au chef de laboratoire qui prépare la production et au responsable de boutique qui fixe un prix cohérent. Elle devient particulièrement utile avant les fêtes, au changement de carte ou lorsque le fournisseur modifie le prix du beurre, du chocolat ou des fruits.

Dans l’onglet Fiches recettes, visible sur l’image 1, chaque ligne correspond à une recette. Les colonnes A à F décrivent la fiche : référence, désignation, famille, date, portions et poids fini par portion. Les colonnes G à AD regroupent six ingrédients, leurs quantités en g/ml, leurs prix unitaires et leurs coûts.

Un exemple de calcul en production

Pour une tarte citron meringuée de 12 portions, vous pouvez saisir 800 g de farine, 650 g de sucre, 300 g de beurre et 500 g d’œufs, puis compléter les deux autres ingrédients. Le modèle additionne les six coûts et divise le total par 12 pour obtenir le coût matière par portion.

Un artisan pâtissier qui fabrique 40 entremets par semaine peut ainsi comparer une recette à 2,10 € de matière par portion avec un prix de vente de 6,50 € HT. À 65 % de taux de marge, le résultat est surveillé sans recalcul manuel à chaque modification de tarif.

Le rôle des autres onglets

L’image 2 présente Tarifs ingrédients : code, désignation, catégorie, unité, prix HT par kg ou litre, TVA, fournisseur, date du tarif, conditionnement, allergènes et origine. L’image 3 montre la synthèse des indicateurs et le suivi par famille. L’image 4 rassemble les consignes pratiques, notamment la méthode de mise à jour.

Ne pas confondre coût matière et TVA

Le modèle travaille les coûts et les prix de vente en HT, puis calcule le prix TTC selon le taux saisi. En France, le taux normal de TVA est de 20 %, tandis que les taux réduits de 10 % et 5,5 % peuvent concerner certaines ventes selon la nature du produit et le mode de consommation. Le taux de 2,1 % est réservé à des situations particulières.

Une pâtisserie vendue à emporter ne se traite pas automatiquement comme une consommation sur place. Dans une boulangerie, un entremets entier, une part vendue pour emporter et une prestation de consommation immédiate peuvent relever de règles différentes. Le fichier permet de saisir le taux applicable, mais il ne détermine pas juridiquement ce taux.

Prix d’achat et justificatifs

Dans Tarifs ingrédients, le prix doit être exprimé par kg ou litre. Si un sac de farine de 25 kg coûte 35 € HT, le tarif à saisir est 1,40 € par kg, comme l’exemple FAR001 de l’image 2. Une recette utilisant 800 g valorise alors cet ingrédient à 1,12 € HT, selon la formule quantité × prix / 1 000.

Conservez les factures fournisseurs et les mises à jour de tarifs pendant 10 ans au titre des documents comptables, et 6 ans pour les pièces utiles au contrôle fiscal. La date du tarif dans le fichier ne remplace donc pas l’archivage de la facture d’achat.

Allergènes et information du client

Les allergènes principaux doivent être identifiés pour informer correctement le client, notamment le gluten, le lait, les œufs et les fruits à coque. Le champ Allergènes de la fiche facilite le repérage, mais il faut le contrôler à chaque changement de fournisseur ou de recette : une trace de fruits à coque dans un atelier peut modifier l’information à communiquer.

Le tarif fournisseur oublié

L’erreur la plus coûteuse consiste à conserver un ancien prix de beurre ou de chocolat dans le référentiel. Une hausse de 10 € sur un conditionnement de 5 kg représente 2 € supplémentaires par kg. Sur 300 kg consommés dans l’année, cela réduit la marge de 600 € si le prix de vente reste inchangé.

La fiche récupère le prix par code ingrédient avec VLOOKUP, affichée comme RECHERCHEV dans Excel français. Si vous créez un nouveau code au lieu de modifier l’ancien, vérifiez toutes les recettes : elles continueront à utiliser le code existant tant que vous ne l’aurez pas remplacé.

La perte absente du calcul

Une recette pesée à 2 000 g ne donne pas toujours 2 000 g vendables. Chutes, cuisson, fonçage et produits non commercialisables peuvent représenter 8 %. Sur 50 € de matières, oublier cette perte sous-évalue le coût ajusté de 4 €, avant même de tenir compte de la main-d’œuvre, de l’énergie et de l’emballage.

La marge lue au mauvais endroit

Le taux de marge calculé dans la colonne AM compare la marge brute unitaire au prix de vente HT. Une recette à 3 € de coût ajusté et 5 € de prix HT affiche 2 € de marge, soit 40 %. Elle est donc signalée À revoir, car le seuil du modèle est fixé à 65 %.

Ne confondez pas ce taux avec le taux de marque, ni avec le bénéfice comptable de l’entreprise. Une marge brute de 65 % ne paie pas encore les salaires, le loyer, l’électricité, les cotisations sociales ou les pertes de production. Elle sert d’alerte de pilotage, pas de résultat net.

Un rituel court après chaque livraison

Réservez 15 minutes à la réception des tarifs pour mettre à jour les prix HT, la date, le fournisseur et les allergènes dans Tarifs ingrédients. Une pâtisserie utilisant 30 références principales peut être contrôlée en une seule séance, au lieu d’attendre la clôture mensuelle pour découvrir un écart de marge.

Trois habitudes qui évitent les oublis

• Avant la production : contrôlez la fiche de la recette du jour, le nombre de portions, le poids fini et les instructions de fabrication.
• Après une livraison : actualisez le tarif fournisseur avant de modifier le prix de vente. Le coût recalculé vous donne une base chiffrée pour décider.
• Chaque fin de mois : consultez Synthèse & consignes, notamment le nombre de recettes à revoir et les familles comptabilisées par COUNTIF, affichée comme NB.SI dans Excel français.

Utilisez la validation des données existante pour sélectionner les familles et les codes, plutôt que de saisir des variantes comme Chocolat, chocolat ou CHOC. Cette discipline évite les catégories incohérentes et permet au graphique par famille de rester lisible.

Le bon moment pour changer d’outil

Ce classeur convient à une gamme allant jusqu’à 100 lignes préparées, avec six ingrédients par recette. Au-delà de plusieurs centaines de recettes, de mises à jour quotidiennes ou d’un besoin de stocks en temps réel, passez à un logiciel de production ou de gestion intégré : le tableur ne suit pas automatiquement les mouvements de stock, les achats, les ventes et les lots.