Fiche paie assistante maternelle Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Fiche de paie et repérez les cellules d'entrée, mises en évidence par un fond clair.
2. Saisissez le nom de la salariée, les enfants gardés, la ville et la date d'embauche.
3. Renseignez les jours et heures travaillés dans le mois, puis le taux horaire brut en euros.
4. Complétez les indemnités d'entretien et de repas par jour. Ne les confondez pas avec le salaire soumis aux cotisations.
5. Vérifiez les montants calculés : salaire de base brut, total des indemnités, congés payés, total brut, cotisations et net à payer.
6. Consultez le Tableau de bord pour contrôler les résultats agrégés et le statut de chaque ligne.
7. Lisez le Mode d'emploi, puis comparez le résultat avec la déclaration Pajemploi et le contrat avant archivage.

Le parent employeur face à la paie mensuelle

Ce fichier concerne principalement le parent employeur qui rémunère une assistante maternelle agréée pour garder un ou plusieurs enfants à son domicile. Le besoin revient chaque mois, généralement après le dernier jour de garde, lorsque les heures réellement effectuées, les absences et les indemnités doivent être vérifiées avant la déclaration à Pajemploi.

Un parent qui fait garder Léo 4 jours par semaine peut avoir un salaire mensualisé différent du nombre exact de jours présents en juillet. Le modèle permet toutefois de contrôler les 173 heures travaillées, le taux horaire brut de 3,20 € et les indemnités journalières avant de retenir le montant à déclarer.

Une ligne par salariée et par situation

L'image 1 montre l'onglet Fiche de paie avec 18 colonnes. On y trouve notamment le nom, les enfants gardés, la ville, la date d'embauche, l'ancienneté, les jours et heures du mois, le taux horaire brut, le salaire de base, les indemnités, les congés payés, les cotisations et le net à payer.

Cette organisation convient à une famille employant une assistante maternelle pour deux enfants, mais aussi à un particulier qui suit plusieurs contrats. Avec deux salariées et un taux de cotisations saisi à 0 %, le tableau donne deux montants nets distincts sans mélanger les contrats.

Le contrôle avant la déclaration

Le tableau Excel ne remplace pas la déclaration officielle du parent employeur. Il sert à rapprocher le contrat, le relevé d'heures et le montant affiché sur Pajemploi. Pour une garde avec 160 heures à 3,50 € brut, le salaire de base ressort à 560,00 € avant l'ajout des congés payés et des indemnités prévues au contrat.

Le Tableau de bord, visible sur l'image 2, aide à repérer les lignes et les statuts. Le Mode d'emploi rappelle la logique du fichier ; il est utile lors d'un changement d'année, d'une nouvelle embauche ou d'une modification du taux horaire.

Le contrat et la mensualisation restent la référence

La rémunération d'une assistante maternelle dépend de la convention collective applicable aux particuliers employeurs et de ce qui est écrit au contrat. La mensualisation doit intégrer le nombre d'heures et de semaines prévues ; il ne suffit donc pas de multiplier mécaniquement les journées présentes par un tarif lorsque le contrat prévoit une répartition régulière sur l'année.

Le modèle contient des champs de contrôle pour les jours et heures du mois, mais il ne décide pas si la mensualisation est calculée sur 52 semaines ou sur une année incomplète. Pour 40 heures par semaine sur 45 semaines, le calcul théorique est 40 × 45 ÷ 12, soit 150 heures mensualisées. C'est cette base contractuelle qu'il faut rapprocher de la saisie.

Congés payés et indemnités

Un salarié acquiert en principe 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, dans la limite de 30 jours ouvrables pour 5 semaines. L'onglet applique une colonne intitulée Congés payés 10 % : ce taux doit être comparé avec la méthode du maintien de salaire et la règle la plus favorable doit être retenue lorsque le contrat ou la convention l'impose.

L'indemnité d'entretien et l'indemnité de repas sont séparées du salaire dans le fichier. Par exemple, 18 jours de garde à 4,00 € d'entretien représentent 72,00 € ; cette somme ne doit pas être ajoutée au taux horaire pour calculer le salaire brut. Les montants et conditions doivent correspondre aux frais réellement prévus et justifiables.

Déclaration, cotisations et conservation

Le parent employeur déclare chaque mois la rémunération, les heures et les indemnités via Pajemploi. Les cotisations sociales sont calculées par l'organisme à partir des données déclarées ; le taux de cotisations de la colonne du modèle sert donc au contrôle et ne doit pas être remplacé par un taux trouvé dans un ancien fichier.

Conservez le contrat, les relevés d'heures, les déclarations et les justificatifs pendant les durées applicables. Une pièce comptable se conserve 10 ans, tandis que les documents nécessaires au contrôle fiscal doivent être conservés 6 ans. Pour une fiche de juillet 2026, archivez le fichier final avec la déclaration correspondante et une date explicite.

Le salaire mensualisé remplacé par un simple comptage

Le premier problème observé est la confusion entre présence du mois et salaire prévu au contrat. Une assistante maternelle mensualisée sur 150 heures peut avoir gardé l'enfant 142 heures en raison d'une fermeture familiale ; payer seulement 142 × 3,50 €, soit 497,00 €, peut être faux si aucune retenue conforme n'est applicable.

À l'inverse, saisir 160 heures au lieu de 150 augmente le salaire de 35,00 € à 3,50 € de l'heure. Sur 12 mois, une erreur répétée atteint 420,00 €. La colonne Heures travaillées (mois) doit être rapprochée du planning et du contrat, pas remplie à partir d'une estimation.

Les indemnités mélangées au salaire

Une autre erreur consiste à intégrer l'entretien ou le repas dans le taux horaire. Avec 20 jours de garde et 4,50 € d'entretien par jour, 90,00 € sont dus au titre des frais ; les transformer en 25,00 heures supplémentaires fausse à la fois le brut, les congés payés et la déclaration.

Le modèle sépare volontairement les colonnes Indemnité entretien (€/j), Indemnité repas (€/j) et Total indemnités (€). Si l'indemnité repas est fixée à 4,00 € pour 15 jours, le total attendu est 60,00 €, et non 4,00 € ajoutés une seule fois au mois.

Le taux de cotisations repris d'un ancien bulletin

Le taux de cotisations salariales peut être laissé à une valeur obsolète ou appliqué indistinctement à toutes les situations. Sur un brut de 600,00 €, un taux saisi à 10 % produit 60,00 € de cotisations et 540,00 € de net ; une variation d'un point représente déjà 6,00 € sur ce seul mois.

Le fichier est un outil de calcul et de contrôle, pas un bulletin officiel généré par Pajemploi. Avant paiement, comparez le net à payer et les heures avec la déclaration. Une différence de 12,00 € répétée pendant 10 mois crée un écart de 120,00 €, assez pour provoquer une régularisation et une discussion inutile avec la salariée.

Such recurring discrepancies are easier to catch when the hours are tracked in a work schedule template, so the declared time can be checked against the monthly calculation.

Fixer un rendez-vous de dix minutes

Le meilleur moment est le dernier jour de garde du mois, avant le paiement et la déclaration Pajemploi. Ouvrez Fiche de paie, vérifiez les heures du planning, puis saisissez les indemnités ; pour 18 jours de garde, le contrôle des deux montants journaliers prend moins de dix minutes si les justificatifs sont déjà regroupés.

Ne modifiez pas les formules après avoir saisi les données. Dupliquez le fichier pour chaque mois ou enregistrez une copie nommée 2026-07-Fiche-paie, afin de garder une piste claire des changements.

Utiliser les trois onglets dans le même ordre

• Commencez par Fiche de paie : les cellules d'entrée jaune pâle indiquent les informations à renseigner.
• Passez au Tableau de bord : l'image 2 montre la synthèse et permet de contrôler les montants et les statuts.
• Terminez par Mode d'emploi : l'image 3 présente l'onglet de consignes à relire lors d'un nouveau contrat ou d'une modification du taux.
• Comparez enfin le total avec Pajemploi avant de valider la déclaration et le virement.

Bloquer les mauvaises habitudes

Ajoutez une alerte dans votre calendrier le 28 de chaque mois et conservez le relevé d'heures dans le même dossier que le fichier. Une mise en forme conditionnelle peut être ajoutée pour repérer les cellules vides, mais ne remplacez pas les formules par des montants saisis manuellement.

Ce tableur convient à un ou quelques contrats suivis par un parent. Au-delà de 10 salariés, de plusieurs établissements ou de corrections fréquentes, un logiciel de paie devient préférable : il gère les historiques, les déclarations et les éditions sans multiplier les copies Excel.