Planning réservation location Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l'onglet Réservations et saisissez un numéro unique, par exemple R-001, pour chaque séjour.
2. Renseignez le client, la ville et le bien loué. Utilisez un nom toujours identique pour un même logement afin de garder des données propres.
3. Indiquez les dates d'arrivée et de départ au format JJ/MM/AAAA. Le nombre de nuits doit correspondre à la différence entre ces deux dates.
4. Saisissez le prix par nuit en euros. Le montant total, l'acompte de 30 % et le solde restant servent ensuite de repères pour le suivi des paiements.
5. Complétez le mode de paiement et le statut de la réservation dès la signature ou l'encaissement.
6. Consultez le Tableau de bord pour vérifier l'activité globale, puis utilisez le Mode d'emploi si une colonne vous pose question.
7. Avant chaque arrivée, filtrez ou parcourez les dates afin de contrôler le solde à recevoir et d'éviter un chevauchement sur le même bien.

Un propriétaire de location saisonnière a besoin d'une vision fiable dès que plusieurs séjours se succèdent. Pour un appartement à Nice loué 18 nuits en juillet à 145 € la nuit, le séjour représente 2 610 € ; le montant prévu de l'acompte à 30 % est de 783 €, avec 1 827 € restant à encaisser.

Un outil adapté aux petits parcs locatifs

Le fichier convient au particulier qui loue une résidence secondaire, au gestionnaire de deux ou trois appartements, ou à l'assistante d'une conciergerie. Les colonnes Ville et Bien loué permettent de distinguer, par exemple, une villa à Nice d'un studio à Antibes sans ouvrir un classeur par logement.

L'image 1 montre l'onglet Réservations : le numéro de réservation, le client, les dates et les montants sont alignés sur une même ligne. Cette organisation est utile au moment de confirmer une arrivée, de préparer le ménage ou de contrôler la remise des clés.

Les moments où la saisie devient indispensable

Le besoin est particulièrement fort avant les vacances d'été, pendant les ponts et au début d'une saison touristique. Une boutique de location qui reçoit 40 réservations par mois peut rapidement perdre la trace de 12 acomptes si les confirmations restent dans des courriels séparés.

Le propriétaire peut saisir la réservation dès la signature, puis modifier le mode de paiement et le statut à l'encaissement. Le tableau sert au suivi commercial et de trésorerie ; il ne remplace pas les justificatifs, les contrats de location ni l'archivage des factures.

Une location meublée saisonnière doit être suivie avec les informations permettant d'identifier le séjour et les sommes encaissées. Le loueur qui exerce une activité déclarée doit obtenir un SIRET et déclarer son activité selon sa situation ; la mairie peut imposer une déclaration ou un numéro d'enregistrement, notamment dans les communes appliquant les règles des meublés de tourisme.

Taxe de séjour et facturation

La taxe de séjour est fixée par la commune ou l'intercommunalité : son montant n'est donc pas une constante à inscrire dans la colonne Prix/nuit. Il faut la distinguer du loyer et la reverser selon le calendrier local. Le modèle suit le prix de la réservation, l'acompte et le solde ; ajoutez la taxe dans vos justificatifs lorsque la plateforme ou la commune vous demande un détail séparé.

La location meublée est en principe exonérée de TVA lorsqu'elle ne fournit pas les prestations caractéristiques d'un établissement hôtelier. Si le loueur propose au moins trois services para-hôteliers parmi le petit-déjeuner, le nettoyage régulier, le linge et la réception, le traitement peut changer ; le taux normal de TVA est alors de 20 % lorsque l'opération est taxable.

Conserver les preuves

Les contrats, factures, relevés de plateforme et preuves de paiement doivent être conservés 10 ans lorsqu'ils constituent des pièces comptables ; les pièces utiles au contrôle fiscal se conservent 6 ans. Une réservation de 1 200 € ne doit donc pas être justifiée uniquement par une ligne Excel : gardez le contrat et le relevé bancaire correspondants.

Le choix pratique est clair : utilisez ce planning pour piloter les séjours, mais exportez régulièrement les données et rapprochez-les des encaissements bancaires. Le fichier n'est pas un registre officiel de taxe de séjour ni une comptabilité complète.

Le problème le plus coûteux n'est pas une cellule mal colorée : c'est une réservation confirmée alors que le logement est déjà occupé. Un chevauchement de trois nuits à 150 € peut entraîner 450 € de chiffre d'affaires perdu, le remboursement d'un voyageur et une relogement d'urgence plus cher.

Un acompte confondu avec le solde

Un propriétaire note parfois 900 € reçus dans un message, alors que le séjour vaut 1 500 €. Sans séparation entre Acompte 30 % et Solde restant, il croit la réservation réglée et découvre trop tard 600 € à réclamer. Dans le modèle, l'acompte théorique de 450 € et le solde de 1 050 € donnent immédiatement un contrôle simple.

Autre cas vu en pratique : le tarif est modifié dans un courriel, mais le prix par nuit reste à 120 € dans le tableau. Pour 7 nuits, l'écart entre 120 € et 135 € atteint 105 €. Une vérification du total avant l'arrivée évite ce type de perte discrète.

Les dates qui faussent toute la saison

Une date de départ saisie au 15/08 au lieu du 16/08 retire une nuit du calcul. À 180 € par nuit, le manque à gagner est de 180 € ; pire, le ménage peut être programmé le mauvais jour. Saisissez les dates au format JJ/MM/AAAA et relisez-les avec le contrat signé.

Le statut doit aussi être mis à jour : une option non confirmée ne doit pas être traitée comme une réservation ferme. Mon choix est de conserver un numéro unique par séjour et de ne jamais supprimer une ligne annulée : le montant et le motif restent ainsi traçables.

Les données personnelles laissées sans protection

Le nom du client et les informations de réservation sont des données personnelles soumises au RGPD. Limitez le partage du fichier, protégez-le par un mot de passe et supprimez les données devenues inutiles selon votre politique de conservation ; une fuite envoyée à plusieurs prestataires crée un risque qui dépasse largement le temps gagné.

Un planning n'est utile que si chaque réservation y entre le jour où elle est confirmée. Réservez cinq minutes après chaque acompte pour créer le numéro, saisir les dates et vérifier le solde ; cette routine est plus fiable qu'une mise à jour groupée le dimanche soir avec 15 courriels à reprendre.

Trois rendez-vous simples dans la semaine

• À la confirmation : créez la ligne, renseignez le prix par nuit et contrôlez le montant total.
• Avant l'arrivée : vérifiez le statut, le solde restant et la préparation du bien.
• Après le départ : rapprochez le paiement reçu du relevé bancaire et conservez le contrat avec la réservation.

L'image 2 montre le Tableau de bord à consulter lors du point hebdomadaire. L'image 3, dans Mode d'emploi, peut servir de rappel pour une personne qui reprend la gestion en cours de saison.

Garder une saisie propre

Utilisez des libellés constants : écrivez toujours Villa Nice Bord de mer, et non successivement Villa Nice, Villa bord de mer et VNB. Si vous dupliquez le fichier pour une nouvelle saison, archivez d'abord la version précédente et vérifiez les dates avant de réutiliser les lignes.

Une sauvegarde hebdomadaire sur un emplacement distinct protège contre une suppression accidentelle. Pour 100 réservations, conservez également une copie PDF ou CSV du planning à chaque clôture mensuelle : le contrôle prend moins de 10 minutes et permet de retrouver l'état du fichier.

Passez à un logiciel de réservation lorsque plusieurs personnes modifient simultanément le calendrier, que les plateformes doivent être synchronisées ou que vous dépassez environ 50 biens. Pour un à cinq logements et quelques dizaines de réservations mensuelles, Excel reste généralement le choix le plus souple et le moins coûteux.