Budget recrutement Excel - Modèle Gratuit

1. Ouvrez l’onglet Budget recrutement et attribuez un identifiant unique, par exemple REC-2026-001, à chaque recrutement.
2. Renseignez le poste, le département, le responsable, la ville et le type de contrat. La liste déroulante propose CDI, CDD, Alternance et Stage.
3. Saisissez les dates d’ouverture et d’embauche prévue au format JJ/MM/AAAA, puis indiquez le nombre de postes concernés.
4. Entrez le salaire annuel brut unitaire et le taux de charges patronales compris entre 40 % et 45 %. Le coût chargé est calculé automatiquement.
5. Complétez les six postes de frais : annonces, cabinet ou chasse, jobboards, tests, déplacements et autres frais.
6. Ajoutez le budget prévisionnel, choisissez le statut et notez un commentaire utile sans inscrire de donnée sensible sur un candidat.
7. Consultez Synthèse pour contrôler le budget global, les écarts, les volumes par contrat et la répartition des coûts.

Un budget recrutement Excel convient au responsable RH d’une PME, au dirigeant qui valide les embauches et au responsable administratif qui suit les engagements. Il est particulièrement utile quand les recrutements sont encore pilotés entre un tableau de coûts, des devis de cabinets et des échanges par courriel.

Dans l’onglet Budget recrutement, l’image 1 montre une ligne complète avec l’identifiant REC-2026-001, un poste de responsable commercial à Paris, un CDI, un salaire brut annuel de 52 000 € et un taux de charges patronales de 43 %. Le modèle calcule alors 74 360 € de coût salarial chargé avant d’ajouter les frais de recherche.

Un outil pour arbitrer avant l’ouverture du poste

Un responsable administratif d’une PME du bâtiment avec 4 salariés peut comparer une embauche locale et une recherche confiée à un cabinet. Avec 40 000 € de salaire brut, 42 % de charges, 1 000 € d’annonces et 4 500 € de chasse, le coût salarial chargé atteint 56 800 € et le coût total 62 300 €.

Une boutique en ligne qui traite 300 commandes par mois peut suivre séparément un préparateur en CDI et un renfort en CDD. Le filtre par type de contrat permet de comparer les volumes et les coûts sans mélanger les deux décisions.

Un suivi au rythme des décisions RH

Le fichier se met à jour à l’ouverture du poste, à la réception d’un devis de cabinet, à l’engagement d’une campagne d’annonces et à la validation de l’embauche. Il sert aussi lors de la réunion mensuelle de direction, lorsque le budget restant doit être confronté aux postes encore en cours.

Pour une association, le trésorier peut saisir les recrutements financés sur une subvention et vérifier que les dépenses prévues restent compatibles avec l’enveloppe. Pour une SARL, le dirigeant dispose d’un support chiffré avant de signer une prestation de chasse ou une campagne de diffusion.

Le coût d’un recrutement ne se limite pas au salaire inscrit dans l’offre. Le modèle demande le salaire annuel brut unitaire et le taux de charges patronales ; à 52 000 € et 43 %, la formule donne 74 360 €. Ce taux est une hypothèse de pilotage à ajuster selon le contrat, la rémunération et les dispositifs applicables, pas un taux légal unique.

Pour une embauche en France, le choix entre CDI, CDD, alternance et stage doit rester cohérent avec la réalité du poste. Le CDD répond à un besoin temporaire précisément défini ; il ne doit pas servir à occuper durablement un emploi permanent. Le CDI reste la référence pour un besoin pérenne.

Les coûts sociaux à ne pas oublier

Le budget doit distinguer le brut, les cotisations patronales, la mutuelle, la prévoyance et, lorsque le contrat le prévoit, les primes ou indemnités de fin de contrat. Une estimation de 42 % sur 38 000 € produit 53 960 € de salaire chargé ; ajouter 6 500 € de frais de recherche mène à 60 460 € avant les autres dépenses.

Les règles de temps de travail, dont la durée légale de 35 heures par semaine, influencent aussi le dimensionnement du poste. Pour un recrutement à temps partiel ou une alternance, le salaire annuel et les coûts doivent être saisis sur une base comparable au budget présenté.

RGPD et conservation des informations

L’onglet Instructions rappelle la contrainte du RGPD et de la CNIL : ne saisissez pas de données sensibles de candidats. Le fichier doit rester limité aux informations nécessaires au pilotage, avec des accès autorisés et une durée de conservation définie ; une violation présentant un risque doit être notifiée sous 72 heures selon l’article 33 du RGPD.

L’image 3 montre les consignes, les budgets indicatifs de 80 000 € pour un CDI, 60 000 € pour un CDD, 40 000 € pour une alternance et 30 000 € pour un stage. Ces montants sont des repères internes modifiables, non des plafonds réglementaires.

Le premier dérapage vient d’une confusion entre salaire brut et coût employeur. Un poste annoncé à 45 000 € peut représenter 64 800 € avec 44 % de charges patronales, avant même les annonces, les tests et les déplacements. Si le budget prévisionnel reste à 55 000 €, l’écart atteint déjà 9 800 €.

Un devis oublié suffit à fausser l’arbitrage

J’ai vu des budgets intégrer le cabinet de recrutement mais laisser les jobboards à zéro, alors que trois publications à 700 € chacune étaient déjà prévues. Dans le modèle, les colonnes M à R obligent à isoler diffusion, chasse, jobboards, évaluations, déplacements et autres frais : 2 100 € oubliés changent immédiatement la comparaison.

Le nombre de postes est une autre source d’erreur. Saisir 3 dans Nombre de postes sans expliquer si le salaire est unitaire peut faire croire à un coût de 74 360 € alors que l’engagement salarial atteint 223 080 €. Le modèle calcule le coût chargé sur le salaire unitaire ; vérifiez donc la convention retenue avant de multiplier le budget global.

Les dépassements détectés trop tard

Sans statut fiable, une direction peut croire qu’un recrutement est seulement planifié alors que 6 500 € de chasse et 1 800 € de jobboards sont déjà engagés. Les indicateurs de Synthèse comptent les lignes En cours et Pourvu ; un mauvais libellé prive ces compteurs d’une partie de la réalité.

Autre cas courant : un budget de 88 000 € face à un coût estimé de 86 460 € donne 1 540 € de marge. Une dépense supplémentaire de 2 000 € transforme cette marge en dépassement de 460 €, visible dans Écart budget et dans l’alerte budgétaire.

Enfin, mélanger une dépense engagée et une dépense payée fausse le calendrier de trésorerie. Ce fichier pilote un coût estimé par recrutement ; il ne remplace pas le suivi des factures fournisseurs ni la comptabilisation des charges en paie.

Le meilleur usage consiste à rattacher le fichier à une réunion existante plutôt qu’à créer une tâche isolée. Mettez à jour les lignes chaque vendredi avant le point RH, puis validez les chiffres lors de la réunion budgétaire mensuelle. Une ligne non actualisée pendant 30 jours devient vite un mauvais signal de décision.

Une routine courte et contrôlable

• À l’ouverture du poste, créez l’ID, renseignez les dates, le contrat, le nombre de postes et le budget prévisionnel.
• À chaque engagement, ajoutez le montant dans la colonne de frais correspondante et conservez le devis ou la facture dans votre dossier documentaire.
• À chaque changement, mettez à jour le statut parmi Planifié, En cours, Pourvu et Suspendu, puis vérifiez l’alerte calculée.
• Avant la réunion mensuelle, comparez le nombre de dépassements et les coûts par contrat dans Synthèse.

L’image 2 présente la feuille Synthèse : les indicateurs globaux apparaissent en haut, la comparaison CDI, CDD, Alternance et Stage au centre, puis la répartition des coûts directs. Les trois graphiques facilitent la discussion, mais la décision doit s’appuyer sur les lignes détaillées de Budget recrutement.

Quand abandonner Excel

Conservez ce modèle si vous pilotez quelques dizaines de recrutements et si une seule personne peut fiabiliser la saisie. Au-delà de 100 lignes préparées, avec plusieurs filiales, des validations multi-niveaux ou des données candidats, passez à un logiciel RH ou budgétaire doté d’historiques, de droits d’accès et de journaux de modification.

Mon conseil : ne transformez pas le fichier en base de candidatures. Utilisez-le pour les coûts et les arbitrages ; gardez les informations personnelles dans un outil adapté au RGPD.